INICIAR UN NEGOCIO: PREGUNTAS FRECUENTES

Hoy escribiremos algunas de las preguntas más frecuentes que nos hacen nuestros clientes sobre el inicio de su empresa o sociedad. 

¿Qué opciones tengo para la forma legal de mi negocio?

Si va a ser el único dueño del negocio, usted puede operar como una empresa unipersonal. Usted trabaja por cuenta propia, y no hay ninguna entidad empresarial separada. Puede ser un empresario individual, incluso si tiene empleados que trabajan para usted.

Como alternativa, puede formar una sociedad de responsabilidad limitada.

Si va a haber más de un propietario del negocio, entonces usted puede operar como una sociedad de responsabilidad limitada, un negocio en participación o una sociedad anónima.

¿Cuáles son las ventajas de formar una sociedad de responsabilidad limitada?

Una sociedad de responsabilidad limitada es una entidad legal separada, distinta de sus socios y directores. Esto hace que sea una forma flexible de la participación de otras personas - por ejemplo, como inversores, directivos y empleados. La formación de una sociedad de responsabilidad limitada es a menudo ventajosa si usted planea hacer crecer el negocio.

Una sociedad de responsabilidad limitada también le ofrece la protección de como su propio nombre lo indica, responsabilidad limitada. Esto significa que el riesgo de pérdida normalmente se limita al dinero que ha invertido en el negocio (como capital social o a través de un préstamo). Hasta cierto punto, sin embargo, este beneficio puede resultar ilusorio: si la empresa necesita recaudar más fondos de un prestamista como un banco, es probable que se le pedirá que proporcione una garantía personal.

Por otro lado, una sociedad de responsabilidad limitada implica más costos de administración y contabilidad. Una opción que se adapta a algunas empresas es empezar a trabajar como comerciante individual, y luego formar una Sociedad mercantil más adelante cuando el negocio crece, y transferir la empresa a él.

Por otra parte, también hay que pensar en las implicaciones fiscales. Ganancias de las empresas y cualquier otro ingreso que usted (u otros empleados) obtengan de la empresa, se gravan de manera diferente a los ingresos como empresario individual por cuenta propia (o de los negocios en participación). La forma más efectiva de llevar sus impuestos dependerá de la rentabilidad de su negocio.

¿Cuándo sería mejor establecer un negocio en participación?

Según Vásquez Martínez (1978), el contrato de participación también conocido como Asociación de Cuentas en Participación, Cuentas Participación, Asociación en Participación, Compañía Secreta, Sociedad en participación etc. es utilizado por empresarios que necesitan el dinero con urgencia, para poder capitalizar su empresa para pagar deudas o materia prima o producto. O cuando tengan créditos pendientes y es por eso que surgen dos modalidades, que haya una participación en varias operaciones o en el giro total de la empresa.

Este tipo de contrato es de gran utilidad y es muy frecuente su uso, puesto que no requiere de ninguna formalidad para su creación.

En un negocio en participación, no hay responsabilidad limitada, cada socio es responsable de las deudas que contraigan ambos en pos del negocio que abren. Esto puede ayudar a asegurar que los contratantes estén comprometidos con el negocio pero igualmente, puede ser personalmente desastroso si el negocio fracasa.

En algunos casos, los negocios en participación es una manera atractiva para dos o más personas para formar un negocio, sobre todo si los riesgos empresariales son relativamente bajos. Pero a medida que crece el negocio y se hacen más comunes las transacciones entre los partícipes, a menudo es una buena idea formar una empresa o sociedad mercantil, brindando una mayor flexibilidad en las negociaciones en las que se entran, y para tomar ventaja de la responsabilidad limitada que algunas de estas ofrecen.

¿Vale la pena la creación de una sociedad anónima?

Si la naturaleza de su área de negocios le exige actuar como comerciante o bien porque lo considera necesario, pero usted y sus socios están preocupados por las posibles responsabilidades que puedan recaer sobre su patrimonio así como la flexibilidad en la administración legal del negocio, entonces bien puede valer la pena la creación de una sociedad Anónima.

Al igual que una sociedad de responsabilidad limitada, éstas son entidades legales separadas y distintas de sus miembros. Tienen que estar registradas en el Registro mercantil y llevan un registro de asambleas de accionistas, junta directiva, acciones nominativas; los accionistas solo responden de las deudas de la sociedad por el monto de su aportación, esto significa que el riesgo de pérdida normalmente se limita al dinero que pagan por las acciones que reciben.

La diferencia entre la sociedad de responsabilidad limitada son varias, pero dentro de las principales están: en la Responsabilidad limitada pueden haber un máximo de 20 socios, en la Sociedad Anónima es ilimitado el número de accionistas; En la responsabilidad limitada lo que importan son las personas, por ello este tipo de sociedades son menos flexibles en la admisión de socios, en las sociedades anónimas lo que importa es el capital, siendo procedimientos más sencillos los necesarios para poder ser accionista.

¿Qué debo hacer si quiero iniciar mi negocio como una empresa unipersonal (individual)?

Es necesario para iniciar su negocio como empresario individual obtener una patente de empresa y una inscripción de comerciante individual. Usted tendrá que elegir un nombre para su empresa o nombre comercial, tener una sede física para su negocio, autorizar sus facturas, libros contables, y tener un contador responsable de su empresa ante la SAT. Para esto deberá de iniciar el proceso en el Registro Mercantil y posteriormente ante la SAT.

¿Qué sucede si acaba de empezar un negocio sin establecer oficialmente como una empresa unipersonal sociedad o empresa?

Si usted comienza un negocio por su cuenta, o con alguien más, sin la formación de una empresa como comerciante individual, en participación o sociedad anónima usted está operando de hecho. Dado que no ha formado una empresa, usted será personalmente responsable de las deudas que genere la actividad comercial sin poder alegar que está en una sociedad mercantil.

Si usted está en negocio con otra persona y no están legalmente constituidos - incluso si usted no tenía ninguna intención de hacerlo - usted podría ser responsable por las deudas de sus socios.

¿Cómo puedo empezar una nueva empresa?

La forma más fácil es preguntar a su asesor legal  y que él lo haga por usted. Tendrá que elegir un nombre que no esté en uso. También tendrá que proporcionar los detalles de los miembros (socios), directores y un secretario de la sociedad.

Usted necesita asesoría, si desea incluir condiciones especiales para adaptarse a sus circunstancias contenidas en los estatutos o escritura de constitución.

¿Cuántos administradores necesito para una sociedad anónima?

Cada sociedad anónima debe tener por lo menos un administrador conocido como administrador único, pueden también tener un consejo de administración.

Las sociedades anónimas no necesitan nombrar un secretario de la sociedad, pueden realizar sus asambleas con el auxilio de un notario que tomará el lugar de secretario de la sociedad en dicha asamblea.

¿Qué son los estatutos de la sociedad anónima y si existen condiciones especiales que debería haber incluido en ellos?

Los estatutos contienen las normas de la sociedad, por ejemplo, las facultades que los directores tienen,  cómo pueden transmitir sus acciones, etc. Este por ley está contenido en escritura pública que se conoce como escritura constitutiva.

Los estatutos generalmente están formados por lo que la ley regula, pero si lo desea,  los mismos pueden ser más o menos flexibles en muchas áreas: por ejemplo, si desea que sus administradores tengan que pedir más o menos autorizaciones a la asamblea general para ciertas decisiones a tomar.

Sin embargo, usted también puede querer algunas restricciones. Por ejemplo, los fundadores de pequeñas sociedades a menudo incluyen restricciones a la transferencia de acciones (autorizaciones de junta directiva, asamblea), con el objetivo de mantener el control de la sociedad y de quienes entran en ella.

Usted debe discutir sus necesidades con su asesor jurídico corporativo. También debe discutir si las condiciones especiales se tratan mejor en los estatutos de la sociedad en el momento de constituirse o bien en el futuro por medio de una modificación.

 ¿Qué nombre de la empresa debería elegir?

Como una cuestión de buen negocio, usted querrá un nombre que es útil para usted. Por ejemplo, es posible que desee un nombre que transmite la imagen de la empresa, que le dice a los clientes potenciales lo que ofrecen, o que sea memorable, para que sea fácil para los clientes potenciales de encontrar y reconocer.

Legalmente, usted necesita asegurarse de que su nombre es distinto de otras empresas y sociedades en la misma línea de negocio. Si su nombre induce a error a los clientes o potenciales clientes haciéndoles creer que están tratando con otra empresa, usted podría ser acusado de competencia desleal y terminar involucrados en un proceso judicial costoso. Usted necesita asegurarse de que su nombre no sólo es distinto de los nombres de las empresas que existen, sino también los nombres comerciales o marcas comerciales registradas.

Es una buena idea para comprobar la disponibilidad de su nombre comercial, denominación social o razón social buscar en el registro mercantil y en el registro de la propiedad intelectual antes de decidirse por uno.

¿Hay nombres de empresas que no están permitidos?

No se puede utilizar un nombre engañoso que pueda causar a los clientes o potenciales clientes confusión con otra empresa en la misma línea de negocios.

Los comerciantes individuales tienen prohibido el uso de las abreviaturas S.A. ltda  en su nombre, reservados exclusivamente para las sociedades anónimas y de Responsabilidad Limitada.

 ¿Qué necesitamos en nuestra papelería comercial?

La papelería de una empresa de negocios, incluidos los equivalentes electrónicos, tales como formularios de pedidos, facturas, facturas electrónicas, títulos de crédito debe incluir el nombre completo de la sociedad o del comerciante, nit (algunos no todos) y sede social. Usted no tiene que mostrar los nombres de los gerentes y administradores.

¿Qué otras cuestiones legales debo tener en cuenta al comenzar un negocio?

Varios aspectos legales surgen a menudo cuando usted comienza un negocio. Por ejemplo:

Es necesario comprobar si su negocio requiere una licencia (por ejemplo, un restaurante, farmacia e importación de productos alimenticios) y si es así  debe obtener uno.

Usted puede estar involucrado en la negociación del contrato de arrendamiento de locales comerciales si no posee uno.

Si usted tiene empleados, surgen varias cuestiones, incluida la elaboración de contratos de trabajo, registro como patrono en el IGSS, reglamento interior de trabajo entre otros.

 Usted puede tener la propiedad intelectual, tales como una marca, un diseño o una invención que se puede proteger mediante su registro, o material que se utiliza (por ejemplo, los planes o modelos) que están protegidos por derechos de propiedad intelectual y la información confidencial que usted necesita para mantener en secreto de sus competidores.


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