miércoles, 22 de enero de 2014

¿Cómo hago una Asamblea de la Sociedad?

El ser empresario implica que muchas veces se tiene que hacer una serie de cosas que generalmente o no nos gustan o bien no conocemos como realizarlas correctamente, y entre estas está la redacción de las actas de asamblea de la sociedad.

En principio, el obligado a redactar este tipo de actas es el Secretario del Consejo de Administración o bien el Administrador Único de la Sociedad, no obstante, el código de comercio guatemalteco faculta a suplir con un notario al secretario quien hará sus veces y dejará constancia en un acta notarial. 

Pero no siempre podemos o queremos hacer uso de los servicios profesionales de un notario, por lo mismo, lo correcto es que si hemos sido electos como secretarios de consejos de administración aprendamos la legislación aplicable desde nuestro cargo.

¿Que tipos de Actas hay? 
Primero, tenemos que saber que la Sociedad Anónima tiene tres órganos, la asamblea general, el consejo de administración y el órgano de fiscalización. De estos 3 órganos, la asamblea general documenta sus asambleas en las Actas del libro de Actas autorizado al efecto en el Registro Mercantil. Para redactar estas actas es que fue electo el secretario del consejo de administración.

Otra función del secretario es dejar constancia de las juntas del Consejo en el libro correspondiente.

Para redactar una Asamblea tenemos que saber que tipos de asambleas hay.

Por un lado, tenemos la asamblea ordinaria, la cual se reunirá por lo menos una vez al año, dentro de los cuatro meses que sigan al cierre del ejercicio social y también en cualquier tiempo en que sea convocada. 

Esta Asamblea deberá ocuparse además de los asuntos incluidos en la agenda, de los siguientes:

1o. Discutir, aprobar o improbar el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y el informe de la administración, y en su caso, del órgano de fiscalización, si lo hubiere, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
2o. Nombrar y remover a los administradores, al órgano de fiscalización, si lo hubiere, y determinar sus respectivos emolumentos.
3o. Conocer y resolver acerca del proyecto de distribución de utilidades que los administradores deben someter a su consideración.
4o. Conocer y resolver de los asuntos que concretamente le señale la escritura social.

También, están las asambleas extraordinarias, las que se reúnan para tratar cualquiera de los siguientes asuntos:

1o. Toda modificación de la escritura social, incluyendo el aumento o reducción de capital o prórroga del plazo.
2o. Creación de acciones de voto limitado o preferentes y la emisión de obligaciones o bonos cuando no esté previsto en la escritura social
3o. La adquisición de acciones de la misma sociedad y la disposición de ellas.
4o. Aumentar o disminuir el valor nominal de las acciones.
5o. Los demás que exijan la ley o la escritura social.
6o. Cualquier otro asunto para el que sea convocada, aun cuando sea de la competencia de las asambleas ordinarias.

Estas asambleas podrán reunirse en cualquier tiempo. 

Salvo pacto en contrario de la escritura social, las asambleas ordinarias o extraordinarias serán presididas por el administrador único o por el presidente del Consejo de Administración, y a falta de ellos, por el que fuere designado por los accionistas presentes. Actuará como secretario de la asamblea, el del Consejo de Administración o un notario.

En cuanto a las formalidades de las actas y su registro, las actas de las asambleas generales de accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el presidente y por el secretario de la asamblea.

Cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se levantará ante notario.

Dentro de los quince días siguientes a cada asamblea extraordinaria, los administradores deberán enviar al Registro Mercantil, una copia certificada para su registro. Del cumplimiento de estas obligaciones responden solidariamente el presidente de la asamblea y la administración. 

Cumpliendo con estos requisitos básicos su acta de la Asamblea quedará formalizada y surtirá los efectos que la ley regule.



lunes, 2 de diciembre de 2013

MI EXPERIENCIA EN EL RENAP.

En realidad, no creo que tengo nada en contra del RENAP, considero que su actividad es muy importante para el desarrollo de Guatemala porque permite llevar un control de los actos importantes de la vida de los Guatemaltecos y extranjeros domiciliados. No obstante, si he de decir que no todo el mundo tiene mucho tiempo para obtener los servicios que presta esta institución, en mi caso, siempre tengo el tiempo muy reducido para cuestiones personales, por lo que hoy quiero transmitirles mi experiencia al obtener mi DPI. 

Como indiqué, tengo poco tiempo disponible, entre la oficina y la Universidad se me hace difícil tomarme mucho tiempo para diligencias personales, por ello y porque no lo consideré "urgente" dejé para el último momento tramitar mi DPI.

Para empezar, tuve que ir la primera vez al Renap para obtener una certificación de nacimiento de mi persona, pero mis datos no estaban generados, no se por qué, y me indicaron que tenía que regresar unas semanas después.

Así lo hice, y semanas después, no recuerdo cuantas, pasé por mi certificación de nacimiento, la cual tenía un error en el nombre de mi madre, nuevamente al ver el error me indicaron que regresara dentro de unos días para ver resuelto ese asunto.

Dejé pasar el tiempo y finalmente un par de meses después fui por mi certificación corregida. Ahora, ya había pasado el tiempo para el cual no se debía de pagar multa y para obtener mi dpi tuve que hacer un pago en uno de los bancos que está allí para ese efecto. Casi 45 minutos estuve en la cola para pagar, finalmente, cuando lo hice me enviaron a la ventanilla 21, había una persona que sin mas explicación estaba pidiendo comprobantes de pago, le entregué el mío. Medía hora después regresó y al nombrarme me indicó que si tenía certificación porque la boleta era para dpi, le expliqué que la persona de la entrada me indicó que esa era la mesa donde debía ir pero evidentemente estaba equivocada.

Como ya tenía la certificación y había perdido casi hora y media traté de hacer cola para otra sección donde se entregaba el DPI, pero era tanta la gente que preferí salir y volver otro día para llenar mis datos y tomarme la foto.

Al día siguiente, a las seis y media de la mañana llegué nuevamente a la agencia de la zona 9 del Renap y ya había una cola de unas cien personas que estaban antes que yo. Como a las siete, pasó un muchacho preguntando los trámites y me indicó que debía de pasar adelante a otra cola porque esa era para el trámite del DPI. 

Tardé una media hora en lo que tomaban mis datos y la foto. La señorita que me atendió me dijo primero que la hoja de captura de datos era mi constancia de trámite, pero luego de explicarle y volver a preguntarle me indicó que la podía obtener 48 horas después en línea,  por lo que a eso de las siete y media de la mañana logré terminar el trámite de la captura de datos.

Dos días después llegué a las ocho de la mañana, era el cuarto en la fila de personas que tenían que atender para casos similares, a eso de las 8:30 empezaron a atender y a mi como a las 8:45. Cuando pasé, la licenciada que me atendió me dijo que todavía no estaba subida la información y que esperara un poco. Esperé 45 minutos después de los cuales me indicaron que no se podía y que esperara para la tarde para obtener mi constancia.

finalmente, 4 días después pude obtener la constancia de trámite del dpi.

Pues como se podrán dar cuenta, en mi caso fueron muchas horas perdidas en un trámite sencillo, yo me quejaba de los 45 minutos que tardan en renovar mi licencia pero creo que la próxima vez voy a ser mas agradecido con ellos.

Como yo han de haber muchas personas que no tienen tanto tiempo para obtener sus certificaciones, por lo mismo, por el problema hemos creado un servicio de tramitación de certificaciones del RENAP bajo nuestra marca amiga LEXAR. les dejo el vínculo si les puede ayudar, sobre todo, si no tienen tiempo para tramitar sus certificaciones esto les ahorrará tiempo en sus gestiones.



lunes, 2 de septiembre de 2013

RAZONES PARA REVISAR Y ACTUALIZAR LOS CONTRATOS DE TRABAJO EN LA EMPRESA.

 Cuando estamos dirigiendo una empresa, generalmente nos enfocamos en lo que hace que la empresa se mantenga vigente, la prestación de servicios o la venta de bienes, y en algunos casos ambos. El departamento de ventas recibe mucha atención en cuanto a su desempeño, capacitación y control de procesos, pero en algunos casos, esto impide que se tomen las medidas en otros departamentos, que tal vez las veamos como necesarias pero no urgentes. 

En el departamento de Recursos Humanos o el Jefe de Personal, dependiendo del tamaño de la empresa, su principal preocupación será mantener funcionando la empresa teniendo al mejor personal que pueda captarse, pero para ello es bueno, cada cierto tiempo, actualizar la información de los trabajadores por los cambios que se dan en la relación laboral conforme los años van pasando.

Este es un momento ideal para actualizar sus contratos de trabajo, puesto que ya no es dable legalmente identificarse con la cédula de vecindad, es correcto y propicio al menos actualizar esa información, pero no es la única.

En algunas empresas los trabajadores han ido ascendiendo de puesto pero nunca se le modificó su puesto ni salario, horario u otras condiciones del trabajo prestado. Recientemente, he tenido la oportunidad de conocer de algunas revisiones efectuadas en empresas donde los trabajadores han cambiado de puesto y turno, y como resultado de la falta de actualización la Inspección General de Trabajo les ha iniciado expedientes para que lo hagan o de lo contrario se les sancionará conforme la ley.

Como práctica común, las empresas deberían de actualizar los contratos de trabajo al menos una vez cada dos años, pero lo mejor sería llevar un record del avance de la relación laboral en la empresa de sus trabajadores.

Actualizar los contratos de trabajo no es difícil pero es muy importante, sobre todo porque ante las reclamaciones de los trabajadores es mas fácil probar a favor de la empresa con la información actualizada.





viernes, 16 de agosto de 2013

LAS REPRESENTACIONES DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL EN GUATEMALA.

Viendo algunos casos en los cuales las personas miembros de una sociedad, ya sea socios o accionistas e incluso sus administradores, consideré oportuno escribir un breve artículo sobre las representaciones legales de una sociedad mercantil o como muchos les dicen de las empresas.

A manera de introducción al tema, es bueno aclarar que existe una diferencia legal entre EMPRESA y SOCIEDAD, la sociedad es una persona jurídica con derechos y obligaciones como cualquier persona, solo que como es una asociación de personas para alcanzar sus fines no existe físicamente, es por ello que siempre necesita la intervención de un representante legal para que se pueda obligar y ejercer sus derechos de manera legal.

La EMPRESA, por el contrario, no es una persona jurídica sino que es un bien mueble, es decir que no es sujeto de derechos y obligaciones sino que solamente es parte del patrimonio de un comerciante, que puede ser individual o jurídico (como las sociedades mercantiles).

Por lo mismo, es para la Sociedad y no para la Empresa que se debe de nombrar uno o varios representantes legales. La situación se complica cuando vemos que varios tipos de cargo dentro de la sociedad ejercer la representación amparados por distintas normas jurídicas y es allí donde comienza la confusión.

Las Sociedades mercantiles en Guatemala, pueden ser representadas de distintas maneras, entre las cuales están:

1. POR MEDIO DE ADMINISTRADORES: y en este caso es cuando se nombra a una persona como administrador único o como miembro de un consejo de administración. Esta decisión está a cargo de la Asamblea General de la sociedad y se toma en función de si es necesario o no tener una administración colegiada, es decir integrada por varios miembros, o bien si solo es necesario que sea una persona, en le caso del cargo de administrador único. Cuando es nombrado un administrador o consejo de administración, la ley indica que su vigencia máxima será de 3 años, renovables, pero no podrá nombrarse indefinidamente. El procedimiento de nombramiento es sencillo, se celebra una asamblea general de accionistas y en esta se elige al administrador, el cargo y el plazo de vigencia. Posteriormente, se acude ante Notario para que este deje constancia del nombramiento en acta notarial y la misma se procede a registrar en el registro mercantil. 


2. POR MEDIO DE GERENTES: De acuerdo al código de comercio guatemalteco, los gerentes pueden ser nombrados como representantes legales ya sea por la asamblea general de accionistas o bien por los administradores. Generalmente, los gerentes tienen mas limitaciones que los administradores para ejercer la representación de la sociedad en virtud que pueden o no ser elegidos para la totalidad de la representación de la sociedad o solamente para actividades específicas del giro de su cargo. Para formalizar su nombramiento, también se debe dejar constancia de este en la asamblea general o bien en punto de acta del consejo de administración o administrador único y posteriormente se acude ante Notario para que este deje constancia del nombramiento en acta notarial y la misma se procede a registrar en el registro mercantil. 

3. POR MEDIO DE EJECUTORES ESPECIALES: La asamblea de las sociedades podrá nombrar personas específicas para realizar uno o varios actos en su representación, para ello puede nombrar ejecutores especiales. Para formalizar su nombramiento, también se debe dejar constancia de este en la asamblea general y posteriormente se acude ante Notario para que este deje constancia del nombramiento en acta notarial y la misma se procede a registrar en el registro mercantil.  En este caso la representación termina cuando se ha ejecutado el acto para el cual fue nombrado el ejecutor especial.

4. POR MEDIO DE MANDATO: El mandato es un contrato por medio del cual se le otorga un poder a una persona para que la represente en un acto o varios actos, por un plazo establecido o una condición indicada. Estos pueden ser especiales o generales dependiendo de cuantas facultades se estén otorgando,  y judiciales para los abogados, quienes podrán representar a la sociedad en juicio.
Para ello, se deberá de otorgar contrato en escritura pública por un representante legal de la sociedad con facultades suficientes para otorgarlo, luego se emite el testimonio de la Escritura Pública, se registra en el registro de poderes y posteriormente en el registro mercantil.

5. LIQUIDADORES: Cuando se entre en proceso de liquidación son los liquidadores los que ejercen la representación de la sociedad y ya no los administradores.

Cualquier duda estamos a la orden para solucionarla.






lunes, 24 de junio de 2013

LA LIBERTAD DE EMPRESA

Este es un extracto de un artículo que escribí denominado "la libertad de empresa y su regulación constitucional".

La libertad para dedicarnos a actividades empresariales destinadas a la oferta de bienes y servicios en una economía abierta es fundamental para que dicho Estado pueda ofrecer al inversor, nacional y extranjero, un ambiente en donde se pueda desarrollar con certeza y facilidad en la actividad comercial que más le convenga. No obstante, también se encuentra la obligación del Estado de garantizar a su población, específicamente al consumidor, un mínimo de calidad provista por el empresario para no ser sujeto de engaños o estafas a causa de la publicidad no ética.

El comienzo del siglo XXI ha sido testigo de una serie decepcionante de "escándalos corporativos", fracasos de las empresas al no cumplir con las expectativas de conducta esperadas por sus stakeholders, incluidos los empleados y los accionistas y llevando a la quiebra a conglomerados económicos que en su momento se consideraron confiables. El resultado final de tales escándalos, sin embargo, no beneficia a nadie, se enfrentan los ejecutivos de las transnacionales a condenas en prisión, los empleados pierden sus puestos de trabajo y los accionistas pierden su inversión.

Por lo anterior, se nos presenta el problema de establecer el límite y los alcances de la libertad de empresa, también denominada libre iniciativa privada, y hasta donde el estado, sin violar dicha garantía constitucional, puede intervenir con regulaciones legales que busquen normar uno o varios de los aspectos relacionados con la actividad empresarial.
Es por ello que de manera breve, se analizará el papel del estado en la regulación de la actividad empresarial, no solo desde el ámbito estrictamente mercantil, sino que también sobre el derecho de la competencia, la publicidad, derechos del consumidor y las comunicaciones, haciendo una breve reseña sobre las actividades comerciales reguladas específicamente por leyes de la materia, como por ejemplo la energía eléctrica y telecomunicaciones y su legitimidad constitucional.


 EL CONCEPTO DE EMPRESA
Antes de iniciar, se debe conocer el significado del vocablo empresa para comprender el contenido y alcance de dicha libertad; como lo refiere el Diccionario de la Real Academia Española[1], Empresa es una “Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos”.

El artículo 655 del código de comercio guatemalteco, define a la empresa mercantil como “el conjunto de trabajo, de elementos materiales y de valores incorpóreos coordinados, para ofrecer al público, con propósito de lucro y de manera sistemática, bienes o servicios”.

De las anteriores conceptualizaciones, se puede entender que la empresa es:
Una unidad organizada de trabajo, elementos y valores.
Con un objetivo eminentemente lucrativo.
Cuyo fin es que, mediante el ofrecimiento al público ya sea bienes, servicios, o ambos, obtener una ganancia de los mismos.

LA LIBERTAD DE EMPRESA EN LA CONSTITUCIÓN GUATEMALTECA.
El segundo considerando del código de comercio guatemalteco, estipula que “el desarrollo de la iniciativa responde a un criterio mercantil cuya flexibilidad y amplitud estimulará la libre empresa, facilitando su organización; y regulará sus operaciones, encuadrándolas dentro de limitaciones justas y necesarias, que permitan al Estado mantener la vigilancia de las mismas, como parte de su función coordinadora de la vida nacional”.

El tribunal constitucional colombiano, en la sentencia C-228-10, indica que la libertad de empresa es “aquella libertad que se reconoce a los ciudadanos para afectar o destinar bienes de cualquier tipo (principalmente de capital) para la realización  de actividades económicas para la producción e intercambio de bienes y servicios conforme a las pautas o modelos de organización típicas del mundo económico contemporáneo con vistas a la obtención de un beneficio  o ganancia”.

Nuestra Constitución Política no define que es la libertad de empresa, sin embargo, la regula en su artículo 43 el cual dice “Se reconoce la libertad de industria, de comercio y de trabajo, salvo las limitaciones que por motivos sociales o de interés nacional impongan las leyes”.

La misma corte ha interpretado dicho artículo en el sentido que ““...El comercio, entendido como la actividad lucrativa que ejerce cualquier persona física o jurídica, sea en forma individual o colectiva, intermediando directa o indirectamente entre productores y consumidores, con el objeto de facilitar  y promover la circulación de la riqueza, se encuentra especialmente reconocido y protegido por el artículo 43 de la  Constitución Política de la República, el cual preceptúa que el mismo puede ejercerse libremente, salvo -reza la norma- las limitaciones que por motivos sociales o de interés nacional impongan las leyes. Como puede apreciarse, este precepto formula una reserva en lo relativo a que sólo mediante leyes -dictadas por el  Congreso de la República- puede restringirse la actividad de comercio...”[2]

Para los autores españoles Paz-Ares y Alfaro, la libertad de empresa recogida en el artículo 38 de la Constitución Española de 1978 busca asegurar a los individuos una esfera de actuación libre de injerencias estatales. Su función específica es garantizar la independencia o autonomía de los ciudadanos permitiéndoles “ganarse la vida” y desplegar su potencial creativo en el ámbito económico de forma autónoma respecto del Estado y hacerlo de la forma menos regulada posible. La libertad de empresa es parte de la gran trama institucional establecida para asegurar a los ciudadanos la libre elección de sus fines vitales y de los medios para alcanzarlos[3].

Como se puede observar, la libertad de empresa no simplemente es una garantía constitucional, es un derecho fundamental, pero el mismo no tendría ningún sentido si el Estado interfiriera en la actividad económica de manera directa, y por lo mismo, como un derecho garantizado no solo por el artículo 43 sino también por el 44 Constitucional, nos encontramos con que el modelo para ejercer la libertad de empresa es la economía de libre mercado, la cual se desenvuelve a través de empresas privadas sin el control directo de parte del gobierno. En ella los principales procesos y operaciones económicos son llevados a cabo por particulares, ya sean estos consumidores o empresas, y la interferencia gubernamental es mínima o -al menos- está claramente delimitada a través del marco jurídico vigente.

En una economía de mercado los intercambios entre los individuos son libres y voluntarios y las leyes existen para favorecer y garantizar su cumplimiento. Por tal motivo cada individuo entra en acuerdos con los demás ofreciendo los bienes y servicios que posee y demandando aquellos que necesita. Estas infinitas interacciones dan origen y se generan dentro de un contexto que se denomina mercado y en el cual surgen precios de equilibrio que garantizan la más eficiente asignación de recursos posible. La competencia que se establece tiende a promover, por otra parte, la división del trabajo, la incorporación de tecnología y, en definitiva, el aumento de la eficiencia y de las innovaciones[4].

En este sentido también se ha pronunciado el Tribunal Constitucional Colombiano, el cual en sentencia C-535 de 1997 señaló que “la economía de mercado es un elemento constitutivo de la Constitución económica de cuyo funcionamiento adecuado depende la eficiencia del sistema productivo y el bienestar de los consumidores”.

El Artículo 118 de la Constitución Política de Guatemala, estipula que el régimen económico y social de la República de Guatemala se funda en principios de justicia social. Es obligación del Estado orientar la economía nacional para lograr la utilización de los recursos naturales y el potencial humano, para incrementar la riqueza y tratar de lograr el pleno empleo y la equitativa distribución del ingreso nacional.  Cuando fuere necesario, el Estado actuará complementando la iniciativa y la actividad privada, para el logro de los fines expresados. 

Dicho artículo también ha sido interpretado por la Corte de Constitucionalidad Guatemalteca la cual ha indicado que "...El artículo 118 contiene una indicación finalista del sentido de la Constitución en cuanto a fundar el régimen económico social de la República en principios de justicia social... Estas disposiciones de  política económica conciernen a las estrictas competencias del poder público, el que tiene encomendado discernir, de acuerdo con las tendencias legislativas y en interpretación de la opinión pública y de los agentes económicos, las medidas que tiendan a incentivar el flujo de capitales y la retención de los mismos dentro del sistema nacional, en lugar de buscar otros mercados más atractivos.  Asimismo el de calcular que por efectos de la competencia la tasa promedio ponderado de intereses pasivos como activos tienda a encontrar el nivel apropiado a las condiciones  económicas del país..."[5]

En el mismo sentido pero de manera más amplia, se pronuncia la Constitución Dominicana la cual en su artículo 217 indica que “el régimen económico se orienta hacia la búsqueda del desarrollo humano. Se fundamenta en el crecimiento económico, la redistribución de la riqueza, la justicia social, la equidad, la cohesión social y territorial y la sostenibilidad ambiental, en un marco de libre competencia, igualdad de oportunidades, responsabilidad social, participación y solidaridad”.

Se puede observar que en Guatemala el régimen económico no es liberal sino que está inspirado en principios de justicia social, además la parte conducente del artículo 130 de la Constitución Política de la República indica que el Estado protegerá la economía de mercado e impedirá las asociaciones que tiendan a restringir la libertad del mercado o a perjudicar a los consumidores.

Por otro lado, como lo indican Paz-Ares y Alfaro, se puede analizar la libertad de empresa como un derecho fundamental y en este sentido, indican dichos autores, que dicha libertad debe de tomarse como cualquiera de los otros derechos fundamentales, asegurando al individuo una esfera de actuación libre de injerencias estatales, siendo su función específica la de garantizar la independencia de los ciudadanos permitiéndoseles “ganarse la vida” de forma autónoma respecto al estado[6]. Este derecho fundamental es un Derecho Económico.

A manera de conclusión, se puede extraer una definición de libertad de empresa acorde a nuestro ordenamiento jurídico, por lo tanto, se entiende como libertad de empresa a aquella garantía constitucional que permite al comerciante, de forma independiente y autónoma del estado, desarrollarse en una economía libre de mercado, de manera individual o colectiva, con la producción y comercialización de bienes y servicios, conforme a los modelos de organización que la legislación protege y regula, con el objetivo de lucrar con dicha actividad y sin más limitaciones que las establecidas por la propia ley.


[1]Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española, http: //buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=empresa,  consulta efectuada el 4 de octubre de 2011.
[2]Gaceta de la Corte de Constitucionalidad No. 50, expediente No. 444-98, página No. 290, sentencia: 10-11-98. 
[3] Paz-Ares Rodríguez, Cándido. Jesús Alfaro Águila-Real, Tomo III - Artículos 24 a 38 de la Constitución Española de 1978, Editorial Edersa, 1996, España, página 981. 
[4]Atlantic International University, Diccionario de Economía y Finanzas, http://www.eumed.net/cursecon /dic/E.htm#economíademercado; consulta realizada el 4 de octubre de 2011.
[5]Gaceta de la Corte de Constitucionalidad de Guatemala No. 41, expediente No. 230-96, página No. 41, sentencia: 31-07-96.
[6]Paz-Ares Rodríguez, Cándido. Jesús Alfaro Águila-Real, óp. Cit. ibíd.