INICIAR UN NEGOCIO: PREGUNTAS FRECUENTES

Hoy escribiremos algunas de las preguntas más frecuentes que nos hacen nuestros clientes sobre el inicio de su empresa o sociedad. 

¿Qué opciones tengo para la forma legal de mi negocio?

Si va a ser el único dueño del negocio, usted puede operar como una empresa unipersonal. Usted trabaja por cuenta propia, y no hay ninguna entidad empresarial separada. Puede ser un empresario individual, incluso si tiene empleados que trabajan para usted.

Como alternativa, puede formar una sociedad de responsabilidad limitada.

Si va a haber más de un propietario del negocio, entonces usted puede operar como una sociedad de responsabilidad limitada, un negocio en participación o una sociedad anónima.

¿Cuáles son las ventajas de formar una sociedad de responsabilidad limitada?

Una sociedad de responsabilidad limitada es una entidad legal separada, distinta de sus socios y directores. Esto hace que sea una forma flexible de la participación de otras personas - por ejemplo, como inversores, directivos y empleados. La formación de una sociedad de responsabilidad limitada es a menudo ventajosa si usted planea hacer crecer el negocio.

Una sociedad de responsabilidad limitada también le ofrece la protección de como su propio nombre lo indica, responsabilidad limitada. Esto significa que el riesgo de pérdida normalmente se limita al dinero que ha invertido en el negocio (como capital social o a través de un préstamo). Hasta cierto punto, sin embargo, este beneficio puede resultar ilusorio: si la empresa necesita recaudar más fondos de un prestamista como un banco, es probable que se le pedirá que proporcione una garantía personal.

Por otro lado, una sociedad de responsabilidad limitada implica más costos de administración y contabilidad. Una opción que se adapta a algunas empresas es empezar a trabajar como comerciante individual, y luego formar una Sociedad mercantil más adelante cuando el negocio crece, y transferir la empresa a él.

Por otra parte, también hay que pensar en las implicaciones fiscales. Ganancias de las empresas y cualquier otro ingreso que usted (u otros empleados) obtengan de la empresa, se gravan de manera diferente a los ingresos como empresario individual por cuenta propia (o de los negocios en participación). La forma más efectiva de llevar sus impuestos dependerá de la rentabilidad de su negocio.

¿Cuándo sería mejor establecer un negocio en participación?

Según Vásquez Martínez (1978), el contrato de participación también conocido como Asociación de Cuentas en Participación, Cuentas Participación, Asociación en Participación, Compañía Secreta, Sociedad en participación etc. es utilizado por empresarios que necesitan el dinero con urgencia, para poder capitalizar su empresa para pagar deudas o materia prima o producto. O cuando tengan créditos pendientes y es por eso que surgen dos modalidades, que haya una participación en varias operaciones o en el giro total de la empresa.

Este tipo de contrato es de gran utilidad y es muy frecuente su uso, puesto que no requiere de ninguna formalidad para su creación.

En un negocio en participación, no hay responsabilidad limitada, cada socio es responsable de las deudas que contraigan ambos en pos del negocio que abren. Esto puede ayudar a asegurar que los contratantes estén comprometidos con el negocio pero igualmente, puede ser personalmente desastroso si el negocio fracasa.

En algunos casos, los negocios en participación es una manera atractiva para dos o más personas para formar un negocio, sobre todo si los riesgos empresariales son relativamente bajos. Pero a medida que crece el negocio y se hacen más comunes las transacciones entre los partícipes, a menudo es una buena idea formar una empresa o sociedad mercantil, brindando una mayor flexibilidad en las negociaciones en las que se entran, y para tomar ventaja de la responsabilidad limitada que algunas de estas ofrecen.

¿Vale la pena la creación de una sociedad anónima?

Si la naturaleza de su área de negocios le exige actuar como comerciante o bien porque lo considera necesario, pero usted y sus socios están preocupados por las posibles responsabilidades que puedan recaer sobre su patrimonio así como la flexibilidad en la administración legal del negocio, entonces bien puede valer la pena la creación de una sociedad Anónima.

Al igual que una sociedad de responsabilidad limitada, éstas son entidades legales separadas y distintas de sus miembros. Tienen que estar registradas en el Registro mercantil y llevan un registro de asambleas de accionistas, junta directiva, acciones nominativas; los accionistas solo responden de las deudas de la sociedad por el monto de su aportación, esto significa que el riesgo de pérdida normalmente se limita al dinero que pagan por las acciones que reciben.

La diferencia entre la sociedad de responsabilidad limitada son varias, pero dentro de las principales están: en la Responsabilidad limitada pueden haber un máximo de 20 socios, en la Sociedad Anónima es ilimitado el número de accionistas; En la responsabilidad limitada lo que importan son las personas, por ello este tipo de sociedades son menos flexibles en la admisión de socios, en las sociedades anónimas lo que importa es el capital, siendo procedimientos más sencillos los necesarios para poder ser accionista.

¿Qué debo hacer si quiero iniciar mi negocio como una empresa unipersonal (individual)?

Es necesario para iniciar su negocio como empresario individual obtener una patente de empresa y una inscripción de comerciante individual. Usted tendrá que elegir un nombre para su empresa o nombre comercial, tener una sede física para su negocio, autorizar sus facturas, libros contables, y tener un contador responsable de su empresa ante la SAT. Para esto deberá de iniciar el proceso en el Registro Mercantil y posteriormente ante la SAT.

¿Qué sucede si acaba de empezar un negocio sin establecer oficialmente como una empresa unipersonal sociedad o empresa?

Si usted comienza un negocio por su cuenta, o con alguien más, sin la formación de una empresa como comerciante individual, en participación o sociedad anónima usted está operando de hecho. Dado que no ha formado una empresa, usted será personalmente responsable de las deudas que genere la actividad comercial sin poder alegar que está en una sociedad mercantil.

Si usted está en negocio con otra persona y no están legalmente constituidos - incluso si usted no tenía ninguna intención de hacerlo - usted podría ser responsable por las deudas de sus socios.

¿Cómo puedo empezar una nueva empresa?

La forma más fácil es preguntar a su asesor legal  y que él lo haga por usted. Tendrá que elegir un nombre que no esté en uso. También tendrá que proporcionar los detalles de los miembros (socios), directores y un secretario de la sociedad.

Usted necesita asesoría, si desea incluir condiciones especiales para adaptarse a sus circunstancias contenidas en los estatutos o escritura de constitución.

¿Cuántos administradores necesito para una sociedad anónima?

Cada sociedad anónima debe tener por lo menos un administrador conocido como administrador único, pueden también tener un consejo de administración.

Las sociedades anónimas no necesitan nombrar un secretario de la sociedad, pueden realizar sus asambleas con el auxilio de un notario que tomará el lugar de secretario de la sociedad en dicha asamblea.

¿Qué son los estatutos de la sociedad anónima y si existen condiciones especiales que debería haber incluido en ellos?

Los estatutos contienen las normas de la sociedad, por ejemplo, las facultades que los directores tienen,  cómo pueden transmitir sus acciones, etc. Este por ley está contenido en escritura pública que se conoce como escritura constitutiva.

Los estatutos generalmente están formados por lo que la ley regula, pero si lo desea,  los mismos pueden ser más o menos flexibles en muchas áreas: por ejemplo, si desea que sus administradores tengan que pedir más o menos autorizaciones a la asamblea general para ciertas decisiones a tomar.

Sin embargo, usted también puede querer algunas restricciones. Por ejemplo, los fundadores de pequeñas sociedades a menudo incluyen restricciones a la transferencia de acciones (autorizaciones de junta directiva, asamblea), con el objetivo de mantener el control de la sociedad y de quienes entran en ella.

Usted debe discutir sus necesidades con su asesor jurídico corporativo. También debe discutir si las condiciones especiales se tratan mejor en los estatutos de la sociedad en el momento de constituirse o bien en el futuro por medio de una modificación.

 ¿Qué nombre de la empresa debería elegir?

Como una cuestión de buen negocio, usted querrá un nombre que es útil para usted. Por ejemplo, es posible que desee un nombre que transmite la imagen de la empresa, que le dice a los clientes potenciales lo que ofrecen, o que sea memorable, para que sea fácil para los clientes potenciales de encontrar y reconocer.

Legalmente, usted necesita asegurarse de que su nombre es distinto de otras empresas y sociedades en la misma línea de negocio. Si su nombre induce a error a los clientes o potenciales clientes haciéndoles creer que están tratando con otra empresa, usted podría ser acusado de competencia desleal y terminar involucrados en un proceso judicial costoso. Usted necesita asegurarse de que su nombre no sólo es distinto de los nombres de las empresas que existen, sino también los nombres comerciales o marcas comerciales registradas.

Es una buena idea para comprobar la disponibilidad de su nombre comercial, denominación social o razón social buscar en el registro mercantil y en el registro de la propiedad intelectual antes de decidirse por uno.

¿Hay nombres de empresas que no están permitidos?

No se puede utilizar un nombre engañoso que pueda causar a los clientes o potenciales clientes confusión con otra empresa en la misma línea de negocios.

Los comerciantes individuales tienen prohibido el uso de las abreviaturas S.A. ltda  en su nombre, reservados exclusivamente para las sociedades anónimas y de Responsabilidad Limitada.

 ¿Qué necesitamos en nuestra papelería comercial?

La papelería de una empresa de negocios, incluidos los equivalentes electrónicos, tales como formularios de pedidos, facturas, facturas electrónicas, títulos de crédito debe incluir el nombre completo de la sociedad o del comerciante, nit (algunos no todos) y sede social. Usted no tiene que mostrar los nombres de los gerentes y administradores.

¿Qué otras cuestiones legales debo tener en cuenta al comenzar un negocio?

Varios aspectos legales surgen a menudo cuando usted comienza un negocio. Por ejemplo:

Es necesario comprobar si su negocio requiere una licencia (por ejemplo, un restaurante, farmacia e importación de productos alimenticios) y si es así  debe obtener uno.

Usted puede estar involucrado en la negociación del contrato de arrendamiento de locales comerciales si no posee uno.

Si usted tiene empleados, surgen varias cuestiones, incluida la elaboración de contratos de trabajo, registro como patrono en el IGSS, reglamento interior de trabajo entre otros.

 Usted puede tener la propiedad intelectual, tales como una marca, un diseño o una invención que se puede proteger mediante su registro, o material que se utiliza (por ejemplo, los planes o modelos) que están protegidos por derechos de propiedad intelectual y la información confidencial que usted necesita para mantener en secreto de sus competidores.


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COMO INICIAR LA RELACIÓN DE TRABAJO

Hoy voy a dejar de escribir y lo que voy a hacer es publicar uno de los vídeos que   hemos estado subiendo en youtube. Por hoy solo tenemos 3, los primeros dos tratan sobre uno de los artículos mas leidos en este blog, pero el que presento a continuación es sobre como iniciar la relación de trabajo en Guatemala. Está dirigido a personas que desean saber que actos dan inicio a los derechos y obligaciones entre patronos y trabajadores y aclarar algunas dudas al respecto. Como siempre agradecemos sus comentarios y opiniones, así como sus preguntas que enriquecen este sitio. Algunas veces tardamos en responder los comentarios, pero si les urge la respuesta, por favor además de publicar aquí  su comentario por favor escribir a nuestro correo info@salazarmunoz.com 

LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN GUATEMALA (PyMES). IMPORTANCIA DE LA ASESORÍA JURÍDICA.

Según datos estadísticos del Registro Mercantil de Guatemala en el año 2010 se autorizó la  inscripción de 27,936 empresas mercantiles en el territorio nacional, probablemente, la mayoría, pequeñas y medianas empresas. Ahora bien, de esas casi 30 mil empresas ¿cuantas contaban con un plan de negocio que incluyera la asesoría jurídica empresarial como parte integrante de la misma? La respuesta estadísticamente es imposible de contestar, pero seguramente no muchas de ellas lo tenían contemplado. 

Por varias conversaciones que he tenido con empresarios, algunos de ellos dejan la asesoría jurídica a un lado porque la consideran un gasto prescindible y no como parte de la inversión que deben de hacer para que su empresa funcione correctamente. 

Por otro lado, en parte por desconocimiento en parte por ahorrar, los comerciantes se dejan llevar por personas empíricas que les ofrecen la inscripción de sus empresas o sociedades a precios muy por debajo de los que el mercado jurídico les puede ofrecer, lo cual origina que desde el principio de la empresa esta vaya con errores ya sea de forma o de fondo. 

No puedo negar que existen personas que saben inscribir empresas pero hay que ver más allá de la simple inscripción para saber que no es la única asesoría jurídica que se recibirá en el transcurso de la vida de la empresa, ni tampoco puedo negar que existen abogados que no tienen idea de cómo se inscribe una empresa o sociedad; por ello no se puede generalizar, no obstante, el empresario no está para arriesgarse en este sentido. 

La importancia de la asesoría legal en las PyMES empieza desde su nacimiento, desde cómo poner las reglas del juego, es decir las personas que se van a reunir para hacer negocios, cómo lo van a hacer y bajo cuál estructura. Si lo hacen, la ventaja es que todos sabrán claramente lo que va a pasar con las ganancias o con las pérdidas, pero existen otros aspectos sobre los que también deben de ser asesorados los comerciantes en un principio, por ejemplo, que modelo de contratación laboral utilizar, los contratos con los proveedores, la elaboración de facturas cambiarias, pagarés, documentos de crédito en general, autorizaciones, etc. He tenido casos en los que mi recomendación es que aún no constituyan una empresa o sociedad porque aún no han discutido ni llegado a un acuerdo entre el objeto de la empresa y la forma de división de las utilidades. 

Como otra preocupación en cuanto a la asesoría en esta área, la experiencia nos ha enseñado que muchos empresarios presentan como principal problema jurídico que llegan con un abogado a buscar asesoría tratando de resolver los problemas en vez de prevenirlos, por lo mismo, desde una perspectiva de economía de la empresa debe de analizarse que es más conveniente para la empresa y que es mejor a corto, mediano y largo plazo, ya que el empresario previsor debe de entender el trabajo de un abogado como un trabajo preventivo, no curativo; lo más recomendable es que la PyME esté acompañada legalmente durante toda su vida, y en cuanto al costo, el empresario debe conocer que la asesoría jurídica es una especie de traje a la medida, ya que cada empresa tiene sus propias necesidades dependiendo de la industria y el volumen de trabajo, los programas que se ofrecen en ésta área pueden ir con una tarifa mensual, pago por trabajo realizado o bien alguna combinación de estas.


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EL OUTSOURCING DE SERVICIOS

La palabra Outsourcing, hace referencia a la fuente externa de suministro de servicios; es decir, la subcontratación de operaciones de una compañía a contratistas externos. Es importante recordar que bajo el esquema de outsourcing es posible contratar muchos servicios como el manejo contable, la administración del recurso humano, la administración de suministros, servicios de aseo y cafetería, seguridad, Tecnología Informática y de Comunicaciones, aspectos relacionados con logística y distribución, ensamble o maquila y atención al cliente, entre otros.

No obstante lo indicado, hacer contratos de este tipo sin el debido cuidado o utilizando formularios o modelos de contrato que “un amigo me pasó” puede provocar que haya vulneración de derechos laborales, o simplemente que al incumplirse el contrato sea imposible ejecutarlo por la vía judicial.

El contrato de outsourcing en general responde a toda una tendencia vinculada a la reorganización de las grandes empresas a nivel mundial, entendiéndose que las mismas deben concentrar sus esfuerzos en el “negocio”, en el objeto de la empresa o sea en el corazón de la misma, para obtener una mayor competitividad. Para ello es necesario encomendar a un tercero las tareas periféricas, pero en este punto surge la duda de ¿cómo diferenciamos la actividad principal de las periféricas? o ¿hasta dónde podemos contratar vía outsourcing?, la respuesta, en nuestro medio, es relativamente sencilla, el límite lo encontramos en la ley.

Como particulares, podemos hacer uso del principio de legalidad, garantía constitucional que nos permite hacer todo lo que la ley no prohíba, por lo mismo, siempre y cuando no haya dentro del contrato una estipulación que vulnere otros derechos u obligaciones o bien vayan en contra de la normativa legal, se puede contratar, pero para ello se tienen que tener en cuenta algunos aspectos como los siguientes:

1. Que el contratista (quien presta los servicios), sea persona individual o una sociedad, se dedique a la actividad para la cual se le está contratando.

2. Que el contratista, por si mismo o bien por medio de sus empleados, preste el servicio al cliente (quien contrata los servicios).

3. Que el contrato deje claro que existe entre el contratista y el cliente una relación mercantil y no una laboral.

4. Que no exista entre el cliente y las personas que prestan el servicio una relación con características de contrato de trabajo, como horario, dependencia, etc.

5. Que exista una cláusula de confidencialidad en caso se suministre información importante del cliente al contratista.

Es importante que al redactar el contrato se tomen en cuenta todos los aspectos de la prestación de los servicios para que brinde los beneficios necesarios y sobre todo haga más eficiente a la empresa que contrata.

Cualquier consulta sobre el tema puede escribir a info@salazarmunoz.com

Consejos para realizar contratos con empresas extranjeras.

Hace unos días tuve una reunión con un representante de una empresa panameña que buscaba asesoría para la gestión de cobranza judicial de unas cuentas en Guatemala, ya que se hacia un tanto difícil de gestionar el cobro por ellos mismos, pero además, la dificultad de la cobranza era que la información sobre la contratación era muy efímera y no existían títulos que pudieran ayudar a realizar un cobro mas rápido. Por eso, hoy recordando ese suceso, creo que es un buen punto para analizar sobre la problemática de la contratación internacional entre Pymes.

Las comunicaciones cada vez más desarrolladas, permiten hoy en día poder realizar negocios no solo dentro del ámbito tradicional de influencia de los comerciantes, sino que también, permite expandir sus fronteras y pasar al ámbito internacional. No obstante, tanto la buena fe de los comerciantes como el deseo de abrir nuevos mercados no es motivo para descuidar el cobro de nuestros servicios y productos, por ello es necesario contar con una asesoría en contrataciones en el país donde se pretende iniciar una relación comercial.

Para los nuevos exportadores de productos o servicios, es necesario que tomen en cuenta varios aspectos al momento de iniciar una transacción comercial en el extranjero, dentro de los cuales podemos mencionar los siguientes:

1. CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN: Antes de enviar el producto o servicio, se deben de tener claras varias cosas:

a) Forma de pago, La forma de pago más común que se utiliza es por medio de una carta de crédito que puede gestionar ante una entidad bancaria, esto le garantiza que se le entregará el producto a su comprador siempre y cuando este haya garantizado el pago.

b) Requisitos Administrativos: Antes de enviar el producto, debe de establecerse si el mismo necesita de autorizaciones especiales para ingresar al territorio y si cumple con las normas sanitarias de dicho país.

c) Frecuencia del Suministro: si es una única venta, al contado, solo tenemos que garantizarnos el pago de nuestro producto, pero en caso el cliente desee un suministro frecuente de estos, es mejor realizar un contrato de suministro donde se estipulen las condiciones básicas de este o bien, un contrato de agencia, todo esto atendiendo a las necesidades de nuestro cliente.

2. PROTECCIÓN DE LA MARCA Y DERECHOS DE AUTOR: Es importante que si nuestro producto o servicio entra en un nuevo mercado, se proteja la marca, así también, las invenciones, maquinaria, software y cualquier otra obra del intelecto humano, sean protegidos para poder defender nuestros derechos en casos de copias no autorizadas de los mismos.

3. REPRESENTACIÓN LEGAL: Para poder realizar estas actividades, es necesario contar con una persona o personas autorizadas en el país de origen, esto es normalmente otorgar un poder para realizar estos actos de protección, también es posible registrar la compañía en el extranjero así como fundar una sucursal.

No obstante lo anterior, cada caso debe de atenderse en forma particular atendiendo a las características propias del mismo.

Por aparte, lo mas importante es analizar la calidad de cliente que se tiene y tener una política de crédito establecida en la cual tanto el departamento de ventas como el de cobranza estén sincronizados para poder garantizar el cobro de las cuentas de crédito.