LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN GUATEMALA (PyMES). IMPORTANCIA DE LA ASESORÍA JURÍDICA.

Según datos estadísticos del Registro Mercantil de Guatemala en el año 2010 se autorizó la  inscripción de 27,936 empresas mercantiles en el territorio nacional, probablemente, la mayoría, pequeñas y medianas empresas. Ahora bien, de esas casi 30 mil empresas ¿cuantas contaban con un plan de negocio que incluyera la asesoría jurídica empresarial como parte integrante de la misma? La respuesta estadísticamente es imposible de contestar, pero seguramente no muchas de ellas lo tenían contemplado. 

Por varias conversaciones que he tenido con empresarios, algunos de ellos dejan la asesoría jurídica a un lado porque la consideran un gasto prescindible y no como parte de la inversión que deben de hacer para que su empresa funcione correctamente. 

Por otro lado, en parte por desconocimiento en parte por ahorrar, los comerciantes se dejan llevar por personas empíricas que les ofrecen la inscripción de sus empresas o sociedades a precios muy por debajo de los que el mercado jurídico les puede ofrecer, lo cual origina que desde el principio de la empresa esta vaya con errores ya sea de forma o de fondo. 

No puedo negar que existen personas que saben inscribir empresas pero hay que ver más allá de la simple inscripción para saber que no es la única asesoría jurídica que se recibirá en el transcurso de la vida de la empresa, ni tampoco puedo negar que existen abogados que no tienen idea de cómo se inscribe una empresa o sociedad; por ello no se puede generalizar, no obstante, el empresario no está para arriesgarse en este sentido. 

La importancia de la asesoría legal en las PyMES empieza desde su nacimiento, desde cómo poner las reglas del juego, es decir las personas que se van a reunir para hacer negocios, cómo lo van a hacer y bajo cuál estructura. Si lo hacen, la ventaja es que todos sabrán claramente lo que va a pasar con las ganancias o con las pérdidas, pero existen otros aspectos sobre los que también deben de ser asesorados los comerciantes en un principio, por ejemplo, que modelo de contratación laboral utilizar, los contratos con los proveedores, la elaboración de facturas cambiarias, pagarés, documentos de crédito en general, autorizaciones, etc. He tenido casos en los que mi recomendación es que aún no constituyan una empresa o sociedad porque aún no han discutido ni llegado a un acuerdo entre el objeto de la empresa y la forma de división de las utilidades. 

Como otra preocupación en cuanto a la asesoría en esta área, la experiencia nos ha enseñado que muchos empresarios presentan como principal problema jurídico que llegan con un abogado a buscar asesoría tratando de resolver los problemas en vez de prevenirlos, por lo mismo, desde una perspectiva de economía de la empresa debe de analizarse que es más conveniente para la empresa y que es mejor a corto, mediano y largo plazo, ya que el empresario previsor debe de entender el trabajo de un abogado como un trabajo preventivo, no curativo; lo más recomendable es que la PyME esté acompañada legalmente durante toda su vida, y en cuanto al costo, el empresario debe conocer que la asesoría jurídica es una especie de traje a la medida, ya que cada empresa tiene sus propias necesidades dependiendo de la industria y el volumen de trabajo, los programas que se ofrecen en ésta área pueden ir con una tarifa mensual, pago por trabajo realizado o bien alguna combinación de estas.


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EL OUTSOURCING DE SERVICIOS

La palabra Outsourcing, hace referencia a la fuente externa de suministro de servicios; es decir, la subcontratación de operaciones de una compañía a contratistas externos. Es importante recordar que bajo el esquema de outsourcing es posible contratar muchos servicios como el manejo contable, la administración del recurso humano, la administración de suministros, servicios de aseo y cafetería, seguridad, Tecnología Informática y de Comunicaciones, aspectos relacionados con logística y distribución, ensamble o maquila y atención al cliente, entre otros.

No obstante lo indicado, hacer contratos de este tipo sin el debido cuidado o utilizando formularios o modelos de contrato que “un amigo me pasó” puede provocar que haya vulneración de derechos laborales, o simplemente que al incumplirse el contrato sea imposible ejecutarlo por la vía judicial.

El contrato de outsourcing en general responde a toda una tendencia vinculada a la reorganización de las grandes empresas a nivel mundial, entendiéndose que las mismas deben concentrar sus esfuerzos en el “negocio”, en el objeto de la empresa o sea en el corazón de la misma, para obtener una mayor competitividad. Para ello es necesario encomendar a un tercero las tareas periféricas, pero en este punto surge la duda de ¿cómo diferenciamos la actividad principal de las periféricas? o ¿hasta dónde podemos contratar vía outsourcing?, la respuesta, en nuestro medio, es relativamente sencilla, el límite lo encontramos en la ley.

Como particulares, podemos hacer uso del principio de legalidad, garantía constitucional que nos permite hacer todo lo que la ley no prohíba, por lo mismo, siempre y cuando no haya dentro del contrato una estipulación que vulnere otros derechos u obligaciones o bien vayan en contra de la normativa legal, se puede contratar, pero para ello se tienen que tener en cuenta algunos aspectos como los siguientes:

1. Que el contratista (quien presta los servicios), sea persona individual o una sociedad, se dedique a la actividad para la cual se le está contratando.

2. Que el contratista, por si mismo o bien por medio de sus empleados, preste el servicio al cliente (quien contrata los servicios).

3. Que el contrato deje claro que existe entre el contratista y el cliente una relación mercantil y no una laboral.

4. Que no exista entre el cliente y las personas que prestan el servicio una relación con características de contrato de trabajo, como horario, dependencia, etc.

5. Que exista una cláusula de confidencialidad en caso se suministre información importante del cliente al contratista.

Es importante que al redactar el contrato se tomen en cuenta todos los aspectos de la prestación de los servicios para que brinde los beneficios necesarios y sobre todo haga más eficiente a la empresa que contrata.

Cualquier consulta sobre el tema puede escribir a info@salazarmunoz.com

Consejos para realizar contratos con empresas extranjeras.

Hace unos días tuve una reunión con un representante de una empresa panameña que buscaba asesoría para la gestión de cobranza judicial de unas cuentas en Guatemala, ya que se hacia un tanto difícil de gestionar el cobro por ellos mismos, pero además, la dificultad de la cobranza era que la información sobre la contratación era muy efímera y no existían títulos que pudieran ayudar a realizar un cobro mas rápido. Por eso, hoy recordando ese suceso, creo que es un buen punto para analizar sobre la problemática de la contratación internacional entre Pymes.

Las comunicaciones cada vez más desarrolladas, permiten hoy en día poder realizar negocios no solo dentro del ámbito tradicional de influencia de los comerciantes, sino que también, permite expandir sus fronteras y pasar al ámbito internacional. No obstante, tanto la buena fe de los comerciantes como el deseo de abrir nuevos mercados no es motivo para descuidar el cobro de nuestros servicios y productos, por ello es necesario contar con una asesoría en contrataciones en el país donde se pretende iniciar una relación comercial.

Para los nuevos exportadores de productos o servicios, es necesario que tomen en cuenta varios aspectos al momento de iniciar una transacción comercial en el extranjero, dentro de los cuales podemos mencionar los siguientes:

1. CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN: Antes de enviar el producto o servicio, se deben de tener claras varias cosas:

a) Forma de pago, La forma de pago más común que se utiliza es por medio de una carta de crédito que puede gestionar ante una entidad bancaria, esto le garantiza que se le entregará el producto a su comprador siempre y cuando este haya garantizado el pago.

b) Requisitos Administrativos: Antes de enviar el producto, debe de establecerse si el mismo necesita de autorizaciones especiales para ingresar al territorio y si cumple con las normas sanitarias de dicho país.

c) Frecuencia del Suministro: si es una única venta, al contado, solo tenemos que garantizarnos el pago de nuestro producto, pero en caso el cliente desee un suministro frecuente de estos, es mejor realizar un contrato de suministro donde se estipulen las condiciones básicas de este o bien, un contrato de agencia, todo esto atendiendo a las necesidades de nuestro cliente.

2. PROTECCIÓN DE LA MARCA Y DERECHOS DE AUTOR: Es importante que si nuestro producto o servicio entra en un nuevo mercado, se proteja la marca, así también, las invenciones, maquinaria, software y cualquier otra obra del intelecto humano, sean protegidos para poder defender nuestros derechos en casos de copias no autorizadas de los mismos.

3. REPRESENTACIÓN LEGAL: Para poder realizar estas actividades, es necesario contar con una persona o personas autorizadas en el país de origen, esto es normalmente otorgar un poder para realizar estos actos de protección, también es posible registrar la compañía en el extranjero así como fundar una sucursal.

No obstante lo anterior, cada caso debe de atenderse en forma particular atendiendo a las características propias del mismo.

Por aparte, lo mas importante es analizar la calidad de cliente que se tiene y tener una política de crédito establecida en la cual tanto el departamento de ventas como el de cobranza estén sincronizados para poder garantizar el cobro de las cuentas de crédito.

REQUISITOS PARA INICIAR UNA EMPRESA EN GUATEMALA.

Los nuevos empresarios se encuentran con muchos retos a la hora de iniciar su actividad mercantil, dentro de estos retos, se encuentra la de darle forma legal a la empresa que están por iniciar, dependiendo en gran parte este extremo para determinar el éxito de una empresa.

Abajo copie una presentación de una conferencia que dí sobre el tema hace tiempo, la he adaptado para que sea concisa y concreta, no obstante las preguntas son bienvenidas.

I. INICIO DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL:

La actividad comercial puede iniciarse de dos formas:

1. EN FORMA INDIVIDUAL: constituyendo una empresa mercantil propiedad de una sola persona.

2. EN FORMA COLECTIVA: que puede a su vez dividirse en dos:

A) Constituyendo una empresa en copropiedad, o sea, propiedad de mas de una persona.

B) Constituyendo una sociedad mercantil.

II. DEFINICION DE EMPRESA MERCANTIL:

La Empresa Mercantil es conjunto de trabajo, de elementos materiales y de valores incorpóreos coordinados, para ofrecer al público, con propósito de lucro y de manera sistemática, bienes o servicios.

III. ELEMENTOS DE LA EMPRESA:

Existen 7 elementos principales de la empresa, los cuales son:

a) El establecimiento,

b) La clientela y la fama mercantil,

c) El nombre comercial y los demás signos distintivos de la empresa y del establecimiento;

d) Los contratos de arrendamiento;

e) El mobiliario y la maquinaria;

f) Los contratos de trabajo;

g) Las mercaderías, los créditos y demás bienes valores similares

IV. REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA MERCANTIL

Para iniciar y registrar una empresa propiedad de una persona individual los requisitos son:

· Formulario con firma autenticada de propietario. Se obtiene en el Registro Mercantil.

· cédula de vecindad o DPI.

· una certificación contable firmada y sellada por un contador autorizado por la SAT.

· Orden de pago.

V. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION DE EMPRESA MERCANTIL

Con la orden de pago ya cancelada, presentar expediente en las ventanillas receptoras de Documentos en un fólder tamaño oficio con pestaña.

El expediente es calificado por el departamento de empresa del Registro Mercantil. Si cumple con los requisitos es autorizado e inscrita la empresa en el libro respectivo de empresas mercantiles, se le entrega una patente de comercio de empresa al comerciante propietario.

Un punto aparte que el empresario individual y social deben de tomar en cuenta, es que dentro de su plan de negocio deben de incluir una cantidad de dinero para los trámites de formalización de la empresa o sociedad. Para poder saber a ciencia cierta los alcances de ambas formas de organización mercantil se sugiere que se consulte a un abogado de empresas que le podrá dar la información de requisitos y costos necesarios, tiempo aproximado de registro y otras formalidades y requisitos a cumplir dependiendo de la actividad comercial a la que se desee dedicar.

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CONSEJOS LEGALES QUE TODO EMPRESARIO DEBE CONOCER PARA AFRONTAR LA CRISIS ECONÓMICA.

Autor: Julio Santiago Salazar Muñoz

Asesor Jurídico de empresas en el Despacho de Abogados Salazar-Muñoz.

Email: jsalazar@salazarmunoz.com

Las empresas guatemaltecas perciben la crisis económica mundial de manera muy similar a como lo hacen en otros entornos, disminución de ventas de productos o servicios, retrasos en los pagos de los clientes, contracción del crédito otorgado por los bancos y en resumen, se produce un ambiente hostil para la empresa en donde su supervivencia algunas veces parece dudosa o improbable. Desde el ámbito legal, se pueden aportar varios consejos a los empresarios, que a pesar de ser en algunos casos sencillos, propiciarán que la empresa subsista de una mejor forma y que afronte esta problemática de una manera más sana y efectiva.

Como primer consejo, la gestión de cobros debe de mejorarse. Muchas veces existe una total desconexión entre el equipo de ventas y el departamento de cobros, ya que el primero, su objetivo primordial es vender, pero muchas veces sin tomarse el cuidado de verificar que las ventas al crédito se otorguen a personas que puedan garantizar el pago, obviando el análisis necesario sobre la capacidad de pago del comprador y además, la ausencia de una documentación legal que garantice que, en caso de impago, existe una garantía para el empresario de que podrá requerir judicialmente el cobro de manera eficaz; y por el otro lado, el departamento de cobros debe estar capacitado para reconocer, evaluar y clasificar las cuentas por cobrar de acuerdo a su posibilidad de recuperación, determinar en qué momento dejan de ser parte de la cartera de cobros extrajudiciales y pasan a formar parte de las cuentas de cobro judicial. Debemos recordar que la ley brinda plazos para el cobro y que muchas veces dichos plazos los desconocen los miembros del departamento de cobros quienes trasladan las cuentas al abogado o al departamento jurídico cuando estas ya han prescrito. En ambos casos, es recomendable una capacitación de los miembros de estos departamentos, una revisión en los procesos de venta al crédito y su respectivo cobro y la creación o actualización de manuales que ayuden a solucionar las dudas que puedan presentarse con respecto a estos asuntos, por aparte, es muy importante que se intente asegurar de la mejor forma el crédito, por medio de reconocimientos de deuda, otorgamiento de garantías por parte del deudor, la suscripción de títulos de crédito avalados por terceros, etc.

Además de lo indicado, los empresarios deben de tener una estricta vigilancia sobre la situación patrimonial de la empresa, con el fin de detectar y prevenir situaciones de desequilibrio patrimonial que podrían provocar desde la pérdida de activos para sufragar las deudas, hasta la quiebra o liquidación de la empresa. En este aspecto hay que remarcar que el Empresario individual se encuentra más vulnerable a que tanto el patrimonio de la empresa como el propio sean afectados por las deudas, ya que bajo esta forma de comercio, las deudas que se contraigan afectan a la totalidad del patrimonio del empresario; dicho caso no sucede con las Sociedades Anónimas, forma más común de organización mercantil en nuestro país, donde los socios solo responden de las deudas de la sociedad por el monto de su aportación. Es recomendable que los empresarios individuales, según sea el caso, migren de la forma de empresa individual a la forma societaria, preferiblemente la Sociedad Anónima, para evitar estos desequilibrios patrimoniales; si bien por un lado es un gasto para el comerciante, se compensa enormemente con los beneficios a mediano y largo plazo y sobre todo por compartimentar el patrimonio del comerciante dividiéndose en patrimonio personal y patrimonio de la Sociedad.

Por último, pero no menos importante, por ningún motivo gire cheques sin fondos. Esta situación es, en algunos casos, una herramienta para postergar el pago de una cuenta cuando no se tienen los fondos necesarios para hacer frente a las mismas, pero las consecuencias son nefastas para el empresario, porque van desde la pérdida del crédito hasta la condena a la pena de prisión. Girar un cheque sin fondos es un delito sancionado por la ley con una pena de prisión de seis meses a cinco años y multa de cien a cinco mil quetzales mas el pago de daños y perjuicios. Igual sanción se aplicará a quien endosare un cheque con conocimiento de la falta de fondos del librador. Es preferible enfrentarse a una demanda por el cobro de una deuda en un tribunal civil donde no hay prisión, que tener que pasar por un proceso penal por estafa donde si puede ser condenado con la privación de la libertad.

Por todo lo anterior, el consejo general es claro, la prudencia en la gestión de la empresa es la mejor herramienta que un empresario puede tener para enfrentar la crisis económica que padecemos, es mejor asesorarse para prevenir problemas legales que tener que contratar a un abogado que nos defienda cuando los problemas ya existen.

Quienes estén interesados en obtener material sin costo alguno sobre este u otros temas por favor escriban al correo info@salazarmunoz.com con su nombre, teléfono, dirección y correo electrónico y les estaremos enviando, a su elección, material impreso o digital.